POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
La presente Política se rige por la Ley 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013, para FAMOPAL adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, en desarrollo del derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren en los art 15 y 20 de la constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente).
1. NOMBRE Y RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
FAMOPAL, identificada con Nit 860508810, ubicado en la Vereda parcelas, vía Siberia – Cota , teléfonos 3194654703 – 3213615572 – 3508529421 – 3013517275 página web www.famopal.com y correo electrónico gerencia@famopal.com
2. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de FAMOPAL cuyo titular sea una persona natural o jurídica.
4. DEFINICIONES
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
5. PRINCIPIOS
FAMOPAL, aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
a. Principio de Legalidad: En el curso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
c. Principio de finalidad: Obliga a que las actividades de recolección de datos personales obedezcan a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.
d. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de Transparencia: FAMOPAL Garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada conforme a lo establecido por el decreto reglamentario 1377 de 2013.
f. Principio de Seguridad: Impone que, en la información contenida en los bancos de datos, así como aquella que resulte de las consultas, se incorporen con las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
g. Principio de Confidencialidad: El principio de confidencialidad en la información consiste en que todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de datos personales que no tengan carácter público, están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El titular de la información tendrá derecho a Conocer, Actualizar, Rectificar y Revocar sus datos en cualquier momento, como también a acceder a su información y/o solicitar la prueba de autorización otorgada, de manera gratuita, ágil y eficaz.
Si durante el manejo de la información, el titular no se encuentra conforme con esto, podrá presentar ante la Superintendencia, todas aquellas quejas por infracciones según lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012 o Ley 1712 del 2014 y demás normas que la modifiquen, adicionen y/o complementen.
Los derechos de los titulares, mientras acrediten su identidad podrán ser ejercidos por:
a. El titular
b. Representante y/o apoderado del titular.
c. Por las entidades públicas y/o administrativas, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
d. Por estipulación de otro o para otro.
7. DEBERES DE LOS RESPONABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
FAMOPAL deberá cumplir los siguientes deberes de responsabilidad con el tratamiento de los datos personales.
a). Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b). Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c). Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e). Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f). Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g). Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h). Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i). Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
k). Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l). Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m). Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
8. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, FAMOPAL aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.
9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
10. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
En los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.famopal.com y del correo electrónico gerencia@famopal.com.
11. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Casos de urgencia médica o sanitaria.
c) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
d) Datos de naturaleza pública.
12. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
b) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
c) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FAMOPAL Por estipulación a favor de otro o para otro.
13. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables estará enmarcado en el orden legal y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión de FAMOPAL Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
b) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
14. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
15. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
FAMOPAL ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la firma en cabeza del área comercial. Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico gerencia@famopal.com.
16. PROCEDIMIENTO DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS.
El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la ley1581 de 2012 y las siguientes reglas:
a) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles prorrogables máximo por cinco (5) días hábiles más, los cuales son contados a partir de la fecha de su recibido. Así mismo podrá elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través del correo electrónico: sigfamopal@famopal.com.
b) En el caso de quien reciba el reclamo no es competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 3 días hábiles e informará de la situación al interesado.
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